روابط عمومی، مجموعهای از اقدامات که شامل عملیــات ارتباطــی آگاهانـه بــا اســتفاده از شیوههای علمــی و هنــری بــه منظور ارتبــاط بــا مــردم و اطلاع یابی از نظرات آنان، تجزیه و تحلیل افـکار عمومــی بــه منظــور برقراری رابطه دو سویه بــا آنها و رســیدن بــه تفاهــم بــا استفاده از روشها و ابزارهــای ارتباطــی نوشـتاری، گفتـاری، دیــداری و شنیداری اســت.به عبارت دیگر روابط عمومی به عنوان اصلیترین حلقه ارتباطی بین حکومت، سازمان و مدیریت با مردم است و در فرآیند دسترسی مدیران به افکار عمومی و جریان آزاد اطلاعات و ارتباطات تحقق اصل پرسشگری و پاسخگویی و بسط فرهنگ نظارت مردم بر عملکرد دولتمردان و نهادهای اجرایی، مسئولیتی خطیر دارد.
انجمن بینالمللی روابط عمومی (ایپرا) که در سال ۱۹۵۵ متشکل از انجمنهای ملی و کارشناسان روابط عمومی به وجود آمده است در ماه مه ۱۹۶۰ برای روابط عمومی چنین تعریفی را پیشنهاد میکند: «روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است، عملی است ممتد، مداوم و طرحریزیشده که از طریق آن افراد و سازمان میکوشند تا پشتیبانی،تفاهم و همکاری کسانی را که با آنها سروکار دارند و یا در آینده سروکار خواهند داشت به دست میآورند و با اقدامات ارتباطی و تدابیر دیگر به خلق گرایشهای مطلوب بپردازند و گرایش های مخالف را از میان بردارند».
ما زمانی میتوانیم ادعا کنیم که به این جایگاه تعریف شده از روابط عمویم رسیدهایم که توسعه روابط عمومی را در افزایش نیروهای انسانی چه به لحاظ کیفی و چه کمی و یا رشد تجهیزات و فناوری آن نبینیم بلکه ناشی از نوعی تحول در تعریف خود از چیستی و کیستی مقولههای مهمی به نام شهروند و حقوق شهروندی، مخاطبان و مشتری و حقوق آنان بدانیم و به پژوهش و تحلیل محیط و تصویر خود و سرمایه اجتماعی در جامعه اهمیت دهیم.
در مثلث افکار عمومی، رسانه و سازمان، روابط عمومی بخشی از سازمان است که نماینده سازمان و مدیریت در بین مردم و کارکنان و نیز وکیل مدافع مردم و کارکنان در سازمان است. هر اندازه این ارتباط به شکل مؤثری گسترش یافته باشد، به همان اندازه، آن فرد، گروه و موسسه در دستیابی به اهداف خود موفق خواهد بود.
در سازمانها داشتن اطلاعات موثق، دقیق و بهموقع با توجه به هدف و ساختار، بزرگترین سرمایه یک سازمان است و حیات یک سازمان به داشتن یک ارتباط دوسویه درون سازمانی و برون سازمانی و انجام تبلیغات و کسب اطلاعات به روز و مفید بستگی دارد و اینجاست که لزوم وجود روابط عمومی کارآمد نمایان میشود.
متأسفانه بهرغم همهکارهای تئوریکی که در باب روابط عمومی صورت گرفته هنوز هستند مدیرانی که نگاه صحیحی به مقوله روابط عمومی ندارند و در بهترین حالت، رویکردی سنتی به جایگاه و اهمیت آن در یک سازمان دارند. این در حالی است که آغاز هرگونه تغییر و تحول سازمان باید در تفکر منطقی، باورها و در روشهای مدیریتی بهویژه مدیران سطوح بالا و رأس هرم نهادینه شود. اگر بالاترین سطوح یک سازمان با دانش روابط عمومی و کارکردهای وسیع آن در همه ابعاد آشنا نباشد مدیر روابط عمومی یا کارشناس روابط عمومی نیز نمیتواند در تحلیل مسائل اجتماعی و ارتباطات، نقش مؤثری ایفا کند.
به نظر میرسد راهکار اصلی برای رفع این معضل در روابط عمومی ایران، بازتعریف وظایف روابط عمومی در سازمانها بر اساس روش علمی و روند جهانی باشد.
روابط عمومی جزء مجموعههای تخصصی در هر سازمانی است که مدیریت آن باید به فردی با ویژگیهای متناسب با این مجموعه سپرده شود. اتفاقی که در بیشتر نهادهای کشور رخ نمیدهد و این موضوع به همان نبود شناخت از روابط عمومی برمیگردد. نمونههای فراوانی را میتوان در سراسر کشور نام برد که مدیریت روابط عمومی به دست افرادی سپرده شده که کمترین سنخیتی با این شغل ندارند.
زندگی در دنیای جدید نیازمند درک نقش پدیدهها و نهادهایی است که نقطه حساس آن افکار عمومی و نقش مردم است. در عصری که ما در آن به سر میبریم، روابط عمومی به عنوان یک جریان همیشه پویا در عرصه جهانی، ملی و منطقهای میتواند نگاه جامعه و به ویژه مسئولین را به خود معطوف نماید. نگاهی که بعضاً نیازمند توجه است و چشمپوشی از آن قابلاغماض نیست.چرا که به حاشیه بردن روابط عمومی در سازمان میتواند برای یک سازمان تبعات ناگواری داشته باشد.
صاحب نظران معتقدند اگر نقش روابط عمومی را در ایجاد یا تقویت فرهنگ توسعه، بومی کردن سرمشقهای توسعه، کشف و معرفی ظرفیتهای جامعه، بازآفرینی فرهنگی، حفظ تعلق و پیوستگی بدانیم در این صورت روابط عمومی باید بتواند از هر نوع گسستگی و ناپیوستگی جلوگیری کند و یا حداقل کاهش دهنده فاصله و شکاف میان جامعه و دستگاههای اجرایی باشد.
در ابتدای همین راه باید گفت این روزها در اکثر سازمانها و نهادها، روابط عمومیها با بیمهری روبه رو شده اند و این نکته را هم میتوان گفت که بیمهری به روابط عمومی، زمانی برای مدیران و سازمانها مشکل آفرین خواهد شد. با امید بهروزی که شاهد ارتقای جایگاه روابط عمومی در کشور بهعنوان مهمترین بخش شناسایی، پیشبینی مسائل و شکل بخشیدن به رویدادها و آینده باشیم. اگر مدیران سازمانی میخواهند هنر مردمداری را تحقق بخشند، لازمه آن بهکارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، با اخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است.
سازمان های ما باید به این عقلانیت برسند که نیاز خود را به روابط عمومی به خوبی تشخیص دهند و به جایگاه سرمایه اجتماعی سازمان خود که شرط بقا در دنیای امروز است باور پیدا کنند. باوری که در آن شهروندان یک رکن به حساب میآیند و توجه به نیازها و مطالبات آنها و گوش دادن به سخنان آنها یک ضرورت است در غیر این صورت روابط عمومی یک نهاد تشریفاتی خواهد بود.
